Santé · Physiothérapie
Wirepilot AI répond au téléphone de votre clinique de physiothérapie pendant que vos physiothérapeutes traitent des patients. Elle réserve les évaluations initiales et les suivis, répond aux questions sur la facturation directe et les références, et comble les annulations pour que les horaires de traitement restent pleins.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
Votre clinique de physiothérapie
Nouveau patient après une blessure
Appelant : S'est foulé la cheville au hockey et veut commencer la physio cette semaine.
Réceptionniste : Désolée d'apprendre ça. Je peux vous réserver une évaluation initiale. On a mercredi à 17 h 15 avec Maya, ou jeudi à 7 h 30 avec Luc.
Essayez : dites que vous vous êtes blessé au genou et que vous voulez une évaluation cette semaine, ou demandez si la clinique facture directement votre assurance.
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En physiothérapie, tout repose sur le temps de traitement réservé. Les physiothérapeutes ont les mains sur leurs patients toute la journée, et bien des cliniques comptent sur une seule personne à l'accueil, ou sur personne du tout pendant une partie de la semaine. Quand l'accueil s'occupe d'un départ ou aide un patient avec ses exercices, le téléphone sonne dans le vide.
Les patients en physio appellent aussi à des moments prévisibles : juste après une blessure, juste après qu'un médecin leur a recommandé de la physio, et quand leurs garanties d'assurance se renouvellent. Ce sont des appels de gens décidés. La personne a un problème, un moyen de le payer, et elle veut réserver tout de suite.
Un nouveau patient en physio réserve rarement une seule visite. Une évaluation mène habituellement à une série de traitements sur plusieurs semaines : un seul appel de nouveau patient manqué peut donc représenter de nombreuses séances perdues. Après une blessure, les gens appellent plusieurs cliniques et réservent avec la première qui répond.
Les annulations sont l'autre coût. Le patient qui n'arrive pas à vous joindre pour annuler risque tout simplement de ne pas venir, et une plage qu'on aurait pu offrir à quelqu'un sur la liste d'attente reste vide. Répondre à chaque appel et reprendre rendez-vous sur-le-champ garde l'horaire plein.
Utilisez le calculateur d'appels manqués avec la valeur moyenne du plan de traitement d'un nouveau patient.
On bâtit votre configuration autour de votre façon de réserver et de facturer :
Les cliniques qui ont une liste d'attente peuvent demander à la réceptionniste de noter les appelants qui veulent une plage plus tôt. Quand un patient annule, l'accueil a déjà une liste de gens à qui l'offrir.
Wirepilot AI se connecte à Clinicko, ainsi qu'à Google Agenda et Outlook et à des outils comme Acuity Scheduling, Calendly et Square Appointments. Les rendez-vous arrivent dans votre horaire, et le résumé de chaque appel est envoyé à votre équipe par texto et par courriel. À partir de Growth, des intégrations sur mesure peuvent relier d'autres logiciels de clinique.
La réceptionniste s'occupe du travail téléphonique de l'accueil : rendez-vous, heures, directions, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseil médical, ne pose aucun diagnostic et ne dit jamais à un appelant quel traitement il lui faut.
Vous avez des exigences particulières en matière de confidentialité? Posez-nous vos questions avant de vous inscrire : on vous répond par écrit. Voir comment les données d'appel sont traitées.
Des situations réelles, et exactement ce que dit et fait Wirepilot AI. Les noms, prix et heures sont des exemples.
L'appelant : S'est foulé la cheville au hockey et veut commencer la physio cette semaine.
« Désolée d'apprendre ça. Je peux vous réserver une évaluation initiale. On a mercredi à 17 h 15 avec Maya, ou jeudi à 7 h 30 avec Luc. »
Ce qu'elle fait : Réserve une évaluation initiale de 45 minutes, demande les renseignements de l'assurance collective pour la facturation directe et indique au patient où trouver votre formulaire d'accueil.
L'appelant : Veut savoir si la clinique facture directement son assurance collective.
« Oui, on facture directement la plupart des grands assureurs. Apportez les renseignements de votre régime et on soumettra la réclamation pour vous. Voulez-vous prendre rendez-vous? »
Ce qu'elle fait : Répond à partir de votre politique de facturation approuvée et offre la prochaine évaluation disponible.
L'appelant : A eu un accident d'auto et on lui a dit de faire de la physio par l'entremise de l'assurance auto.
« On peut vous aider. Je vais prendre quelques renseignements pour que notre équipe confirme les détails de la réclamation, et je peux réserver votre première évaluation. »
Ce qu'elle fait : Recueille le numéro de réclamation et le nom de l'assureur si l'appelant les a, réserve l'évaluation et la signale à l'accueil pour qu'il vérifie la réclamation.
L'appelant : Ne peut pas venir à sa séance de vendredi à cause du travail.
« Merci de nous prévenir. Voulez-vous reprendre rendez-vous? Votre physiothérapeute est libre lundi à 12 h 30 ou mardi à 18 h. »
Ce qu'elle fait : Annule, réserve de nouveau avec le même physiothérapeute et confirme la nouvelle heure pendant l'appel. Elle peut mentionner votre politique d'annulation si vous le souhaitez.
L'appelant : Veut savoir si un exercice est censé faire aussi mal.
« Votre physiothérapeute est la meilleure personne pour répondre à ça. Je lui envoie un message pour qu'il vous rappelle, et si la douleur est intense, consultez un professionnel de la santé. »
Ce qu'elle fait : Ne donne jamais de conseil clinique. Envoie un message prioritaire au physiothérapeute traitant.
Le forfait idéal
500 minutes incluses, puis 0,40 $/min · 1 emplacement
Tous les forfaits incluent toutes les fonctionnalités. Ils varient selon les minutes, les emplacements et l'accompagnement.
La plupart des cliniques de physio choisissent Growth : 500 minutes couvrent les appels d'une clinique occupée, et on fait la configuration pour vous, on installe le widget sur votre site et vous avez un gestionnaire de compte dédié. Les physiothérapeutes qui travaillent seuls commencent souvent avec Starter.
Oui. Clinicko fait partie des intégrations offertes : les rendez-vous peuvent arriver directement dans l'horaire de votre clinique.
Elle répond aux questions générales que vous approuvez, par exemple si vous faites la facturation directe. La couverture d'un régime précis dépend de l'assureur : elle suggère au patient de vérifier son régime ou de laisser un message à votre équipe.
Non. Elle ne donne jamais de conseil clinique. Les questions sur la douleur, les exercices ou les blessures deviennent des messages pour le physiothérapeute traitant.
Au Canada, les physiothérapeutes peuvent généralement recevoir des patients sans référence, mais certains régimes d'assurance en exigent une. La réceptionniste donne la réponse que vous approuvez pour votre clinique.
Oui. Les patients peuvent demander leur physiothérapeute par son nom, et elle offre les disponibilités de cette personne.
Elle recueille les renseignements de réclamation que l'appelant a en main, réserve l'évaluation et la signale à votre équipe pour vérification. Elle ne traite pas les réclamations.
Gardez-la. La réceptionniste peut diriger les appelants vers votre réservation en ligne, ou réserver pour eux s'ils préfèrent le faire par téléphone.
On configure votre réceptionniste avec vous, gratuitement. Essayez-la 7 jours, ou réservez 20 minutes et on vous la montre avec vos propres appels.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
