Pourquoi les cabinets d'avocats manquent des appels
Les avocats passent leurs journées en rencontres, à la cour et dans leurs dossiers. Les adjointes et les techniciennes juridiques rédigent, déposent des procédures et surveillent les échéances. Personne n'a pour seule tâche de répondre au téléphone : les appels tombent sur la boîte vocale ou sont pris à la course.
Les gens qui appellent un cabinet d'avocats traversent souvent un moment difficile : une séparation, une arrestation, une poursuite, une blessure, un décès dans la famille. Ils veulent savoir si vous pouvez les aider et ce qui les attend. Beaucoup appellent plusieurs cabinets et retiennent celui qui répond le premier et qui les prend au sérieux.
Ce que coûte un appel manqué à un cabinet d'avocats
Un seul nouveau mandat peut représenter des honoraires importants, et certains clients reviennent pendant des années ou vous recommandent à leurs proches. Quand un client potentiel tombe sur la boîte vocale, bon nombre appellent tout simplement le cabinet suivant. Vous ne saurez jamais ce que vous avez perdu.
Il y a aussi un coût en temps d'avocat. Rappeler des gens dont le dossier ne vous convient pas (un domaine que vous ne pratiquez pas, hors de votre territoire ou en conflit d'intérêts) prend du temps qui aurait pu être facturé. Un accueil uniforme dès le premier appel permet aux avocats de consacrer leur temps seulement aux demandes qui leur conviennent.
Faites l'estimation avec le calculateur d'appels manqués, à partir de la valeur moyenne d'un mandat.
Ce qui compte le plus pour les cabinets d'avocats
- Un accueil uniforme : vos questions d'accueil posées de la même façon à chaque appel, y compris les noms des parties pour la vérification des conflits d'intérêts.
- Jamais d'avis juridique : les questions juridiques deviennent des consultations ou des messages pour un avocat.
- Votre calendrier et votre CRM : les consultations arrivent dans Outlook ou Google Agenda, et les renseignements d'accueil peuvent aller dans HubSpot. Voyez les intégrations.
- Le bon avocat pour le bon appel : acheminement selon le domaine de droit, le statut de client actuel ou l'urgence. Voyez le transfert d'appels.
- Professionnelle et bilingue : un accueil soigné en français et en anglais, dans tous les forfaits.
La configuration pour un cabinet d'avocats
On configure :
- Les domaines de droit que vous pratiquez et ceux que vous ne pratiquez pas, avec la formulation de référence que vous préférez.
- Les questions d'accueil pour chaque domaine, y compris les noms de toutes les parties pour la vérification des conflits d'intérêts et les dates importantes.
- Les règles de consultation : durée, frais, quels avocats prennent quels dossiers, en personne ou à distance.
- Les appels des clients actuels, des avocats de la partie adverse et des tribunaux, et la façon d'acheminer chacun.
- Les dossiers urgents : arrestations, dates d'audience, délais de prescription, et qui reçoit ces appels.
Les cabinets qui en tirent le plus gardent des résumés d'accueil dans un format uniforme et les envoient directement à l'avocat responsable et à son adjointe. Personne n'a à reposer les questions de base avant la consultation.
Compatible avec vos outils
Wirepilot AI réserve les consultations dans Outlook, Google Agenda ou Calendly, peut consigner les renseignements d'accueil dans HubSpot, et envoie un résumé par texto et par courriel aux avocats et aux adjointes après chaque appel. Avec Pro, on peut bâtir des connexions API à votre logiciel de gestion de cabinet. Parlez-nous du vôtre.
Des clients servis dans leur langue
Beaucoup de clients sont plus à l'aise pour décrire un problème juridique dans leur langue maternelle. Dans tous les forfaits, la réceptionniste fait l'accueil en français, en anglais et dans plus de 30 autres langues, dont l'espagnol, le portugais, l'arabe, l'hindi, le chinois (mandarin), le polonais et l'ukrainien, et vous envoie le résumé. Elle ne remplace pas un interprète pour un avis juridique.
