Santé · Cliniques dentaires
Wirepilot AI répond au téléphone de votre clinique quand l'accueil est occupé ou que la clinique est fermée. Elle prend les rendez-vous des nouveaux patients et les nettoyages, déplace les rendez-vous, répond aux questions sur la facturation et signale les urgences dentaires à votre équipe.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.
Votre clinique dentaire
Nouvelle patiente pour un nettoyage
Appelant : Vient de déménager dans le quartier et veut un nettoyage pour elle et son fils.
Réceptionniste : Bienvenue! Je peux vous inscrire tous les deux. J'ai jeudi à 15 h 30 et 16 h 30, ou samedi matin. Voulez-vous des rendez-vous l'un après l'autre?
Essayez : demandez un nettoyage pour un premier rendez-vous, ou dites que vous avez mal à une dent et demandez quand on peut vous voir.
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À la réception d'une clinique dentaire, la même personne accueille le rendez-vous de 10 h, encaisse celui de 9 h, confirme l'horaire du lendemain, envoie une demande de prédétermination à un assureur… et répond au téléphone. Quand deux choses arrivent en même temps, c'est souvent le téléphone qui perd.
Les appels arrivent aussi aux pires moments : tôt le matin, quand quelqu'un se réveille avec un mal de dents; le midi, quand les patients ont enfin une minute; et après 17 h, quand la clinique est fermée mais que les gens sont libres. Une seule personne à l'accueil ne peut pas tout couvrir, et embaucher quelqu'un seulement pour le téléphone coûte cher.
Un nouveau patient, ce n'est pas un seul rendez-vous. Une famille qui choisit votre clinique revient pour les nettoyages, les examens et les radiographies pendant des années, sans compter les traitements. Quand son premier appel tombe sur la boîte vocale, elle appelle souvent la clinique suivante sur la carte. Vous ne voyez jamais ce patient perdu : vous voyez seulement un horaire moins plein qu'il devrait l'être.
Les patients actuels comptent aussi. La personne qui voulait déplacer son rendez-vous et n'a pu joindre personne risque de ne pas se présenter, et l'hygiéniste se retrouve avec une heure vide qu'on aurait pu remplir.
Un conseil des cliniques qui en tirent le plus : gardez des plages d'urgence chaque jour dans le calendrier, quitte à les libérer à midi. La réceptionniste a ainsi un endroit où placer la personne qui souffre à 7 h, au lieu d'un message que personne ne voit avant 9 h.
Le français et l'anglais sont inclus dans tous les forfaits : la réceptionniste répond dans la langue du patient et vous envoie le résumé dans la langue de votre choix. Dans tous les forfaits, elle parle aussi plus de 30 autres langues, dont l'espagnol, le portugais, l'arabe et le mandarin.
La réceptionniste s'occupe du travail téléphonique de l'accueil : rendez-vous, heures, directions, questions de facturation et messages. Elle ne donne jamais de conseil médical, ne pose aucun diagnostic et ne recommande jamais de traitement. Les appelants qui décrivent des signes graves (enflure qui s'étend, difficulté à respirer ou à avaler) sont dirigés vers l'urgence ou le 911. Les questions cliniques deviennent une consultation ou un message pour votre dentiste.
Les enregistrements, transcriptions et résumés ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte. Vous avez des exigences particulières en matière de confidentialité? Posez-nous vos questions avant de vous inscrire : on vous répond par écrit.
Des situations réelles, et exactement ce que dit et fait Wirepilot AI. Les noms, prix et heures sont des exemples.
L'appelant : Vient de déménager dans le quartier et veut un nettoyage pour elle et son fils.
« Bienvenue! Je peux vous inscrire tous les deux. J'ai jeudi à 15 h 30 et 16 h 30, ou samedi matin. Voulez-vous des rendez-vous l'un après l'autre? »
Ce qu'elle fait : Réserve les deux rendez-vous avec l'hygiéniste, recueille les noms, dates de naissance et assureur, et donne votre adresse et les consignes de stationnement pendant l'appel.
L'appelant : Appelle à 20 h avec une molaire fissurée et de l'enflure.
« Je suis désolée que vous ayez mal. Si l'enflure s'étend ou si vous avez du mal à respirer ou à avaler, allez à l'urgence ou composez le 911. Sinon, je peux vous réserver notre première plage d'urgence demain à 8 h. »
Ce qu'elle fait : Réserve la plage d'urgence, la marque comme urgente et texte un résumé à votre dentiste de garde ou à la direction de la clinique si vous voulez des alertes après les heures.
L'appelant : Veut savoir si la clinique facture directement l'assureur.
« Oui, nous facturons directement la plupart des assureurs; vous payez seulement la portion non couverte. Voulez-vous prendre rendez-vous? »
Ce qu'elle fait : Répond à partir de votre politique approuvée. Les questions de couverture précise deviennent un message pour l'accueil.
L'appelant : Ne peut pas venir à son nettoyage de demain 14 h.
« Pas de problème. Je peux vous déplacer à lundi 14 h ou mercredi 9 h. Qu'est-ce qui vous convient? »
Ce qu'elle fait : Déplace le rendez-vous, libère la plage pour quelqu'un d'autre et confirme la nouvelle heure avant de raccrocher.
L'appelant : Demande si une couronne ou une obturation est préférable pour une dent ébréchée.
« C'est une question pour votre dentiste. Je peux lui demander de vous rappeler, ou vous réserver une consultation pour qu'on examine la dent. »
Ce qu'elle fait : Ne donne jamais de conseil clinique. Réserve une consultation ou prend un message détaillé, signalé pour votre dentiste.
L'appelant : Commence l'appel en anglais pour demander les heures d'ouverture du samedi.
« Yes, we're open Saturdays from 9 a.m. to 2 p.m. Would you like to book an appointment? »Ce qu'elle fait : Poursuit tout l'appel en anglais, réserve au besoin et vous envoie le résumé.
Le forfait idéal
500 minutes incluses, puis 0,40 $/min · 1 emplacement
Tous les forfaits incluent toutes les fonctionnalités. Ils varient selon les minutes, les emplacements et l'accompagnement.
La plupart des cliniques dentaires choisissent Growth pour ses 500 minutes, assez pour le débordement et les appels hors heures, et pour l'accompagnement : configuration faite pour vous et un gestionnaire de compte dédié.
Non. Elle ne donne jamais de conseil clinique. Les questions de traitement deviennent une consultation ou un message pour votre dentiste, et les signes graves sont dirigés vers l'urgence.
Ça dépend du logiciel. Wirepilot AI réserve dans Google Agenda ou Outlook et dans des outils comme Cal.com, Calendly, Acuity Scheduling ou Clinicko. À partir de Growth, on peut bâtir une intégration sur mesure, et avec Pro, une connexion API à vos propres systèmes. Dites-nous lequel vous utilisez et on vous confirmera la meilleure configuration.
Vous définissez ce qui est urgent. Elle réserve les cas urgents dans vos plages d'urgence, alerte votre personne de garde si vous le voulez, et dit à toute personne qui a une enflure qui s'étend ou de la difficulté à respirer d'aller à l'urgence.
Elle peut répondre aux questions générales que vous approuvez, par exemple si vous facturez directement ou si vous acceptez un assureur en particulier. Elle ne devine jamais la couverture d'une personne pour un traitement précis : ça devient un message pour votre équipe.
Oui, si vous le voulez. La plupart des cliniques transfèrent seulement les appels auxquels l'équipe ne peut pas répondre et les appels hors heures.
Oui. Après la réservation, elle peut leur dire où trouver vos formulaires d'accueil, et leur donner votre adresse et les consignes de stationnement.
Les données d'appel ne sont visibles que par les utilisateurs de votre compte, et par notre équipe de soutien au besoin. Consultez sécurité et confidentialité, et posez-nous vos questions sur les exigences particulières de votre clinique.
On configure votre réceptionniste avec vous, gratuitement. Essayez-la 7 jours, ou réservez 20 minutes et on vous la montre avec vos propres appels.
Votre forfait commence après 7 jours, à moins que vous annuliez. Annulez en tout temps dans votre tableau de bord.